#6「Google スプレッドシートを使いこなそう!」結婚式編

こんにちは!遠藤夫婦です。

今回は結婚式お役立ちアイテムのうちの一つ、Googleスプレッドシートについてご紹介します!

結婚式は長期戦です。
よほどの事情がない限り、少なくとも半年は準備期間がありますよね。
その間の情報整理、どうしてますか・・・??

ウェディング情報社会。自分たちの情報もスマートにまとめようZE!

Googleスプレッドシートとは

今時ほとんどの人がGmailアカウントを持っているはず。
Googleアカウントさえ持っていれば使える便利機能のうちの一つ、スプレッドシートです。

スプレッドシートはいわゆるマイクロソフトのエクセルのようなもの。
違う点は、アクセス制限を解除することで、リンクを共有した同士が同じデータを見ることできます。

補足説明
共有リンクは、第三者が「閲覧はできるけど編集はできない」という設定をすることも可能です。時と場合で使い分けて見てくださいね!

エクセルの使い方さえ知っていれば直感的に操作方法が分かるようになっています。
エクセルが使えなくても、なんとな〜く表が作れれば十分使えます。

これからの時代、データ情報共有はクラウド上で行う時代。
結婚式の多岐にわたる情報も、これひとつで夫婦だけでなくプランナーさんやMCさんへの共有にも役立ちます。

遠藤夫婦はテーマが決まったところですぐにこのスプレッドシートを使い、ゲストなどの情報やTO DO LISTも作りました。

スプレッドシートの始め方

使い方はとっても簡単!
画像付きでご紹介していきます。

新しいシートの始め方

  1. まずはご自身のGoogle アカウントにログインの上いつもの検索画面を開きます
  2. 次は画面右上のメニューを開きます
  3. 下にスクロールをすると「スプレッドシート」のアイコンがあります
  4. 左の「空白」をクリック
  5. 新しいシートの完成です!

共有リンクの設定方法

次は共有リンクについてです。
新郎新婦のふたりは編集者OKだけど、他のリンク共有者には閲覧だけで編集機能をなくす設定もできます。

  1. 右上の「共有」ボタンをクリック(※必ずシートのタイトルを入力しておきましょう)
  2. 「リンクを取得」の「リンクを知っている全員に変更」をクリック
    リンクURLは右の「リンクをコピー」でOK!
  3. プルダウンで「制限付き(共有なし)」または「リンクを知っている全員」を選択
  4. 右側のプルダウンで閲覧設定も可能です

ちなみにスプレッドシートのアプリさえインストールしておけばスマホでも編集・閲覧することが可能なのですごく便利!

スプレッドシートでまとめていたこと

ここからは具体的にスプレッドシートでまとめていたことをご紹介します。
これさえまとめておけばOKです!

まとめ一覧
1. ゲスト一覧
2. 手配物・備品一覧
3. 人前式・披露宴スケジュール
4. 余興の進行まとめ
5. BGM一覧
6. 式場打合せまとめ
7. 備品の写真(会場の持込み装飾品など)
8. ふたりのエピソード(司会用)
9. 精算関係

ざっとはこんな感じです。
遠藤夫婦の場合はこれに加えて、シェフにお送りする「世界のフードレシピ」シートも作っていました。

個人情報もあるので全てはお見せできませんが、イメージと共にお見せします。

●ゲスト一覧

新郎側・新婦側で色分けしておくと見やすい!関係性欄もあると◎

 

●手配物・備品一覧

 

●式の進行やスケジュール

 

●余興の流れ(遠藤夫婦の場合は利き酒選手権)

 

●BGM一覧

 

●備品の写真

 

結婚式は私たち以外の人へ自分たちのことを理解してもらわなければ成立しないもの。
ここまでまとめておいたので、遠方の式場でも最小限の打合せで前日準備〜当日まで本当にスムーズに行うことができました!

スプレッドシートさまさまです!

 

スプレッドシートの利点

スプレッドシートの良い点は、何より最新の情報を共有しやすいこと。
いちいちメールなどでデータを送信する必要がありません。
最初にリンクさえ教えておけばOK。これはめちゃくちゃ効率的ですね。

また、データ紛失がないのも良い点です。
グーグルのクラウド上に保存されますので、PCが壊れた!なんてことが起こっても問題なーし!

“嫁”
ただし、一人で突っ走って更新するのではなく、更新した際はどこを更新したか、コミュニケーションを測りながら使いましょ!

 

そして何より「残る」という点。
結婚式などの大きなイベントは、終わってしまえば振り返ることをあまりしませんよね。
終わった直後は特に達成感でお腹いっぱい。
でも、この式にいくら使ったのか、会場装飾として持込んだものは全部回収できているか、後々振り返りをしやすいのもメリットです。

終わった〜!のあと、もう一度ふたりで振り返るきっかけを!

 

まとめ

広告代理店に勤めている嫁が使い始めたのがきっかけでスプレッドシートというツールを知りました。

最初の頃は・・・

“旦那”
嫁ちゃん、仕事細か〜〜〜い!?

とブツブツ言っていた旦那ですが、結婚式準備を進めるうちに・・・

“嫁”
・・・・・いや、旦那、細かっ!!

ってくらいスプレッドシートにハマって情報をまとめていく旦那・・・。笑
もともと情報をまとめたり処理することに快感を感じる旦那はなんだかんだ楽しそうでした。

私は数字が嫌いなので、最後の精算関係は旦那に任せていたのですが、
引くくらい美しい円グラフを作っていました。

結婚式の情報をまとめるツールに困っているあなた!
ぜひスプレッドシートでスマートにウェディング情報をまとめよう!

 

 

 

画像提供:Unsplssh

 

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